Золотое правило планирования организации и проведения мероприятий — начинать планирование как можно раньше.
Если ваше мероприятие относительно большое (т. е. более 500 участников), то в действительности вы должны начать планировать мероприятие как минимум за четыре месяца, а в идеале за шесть месяцев.
Даже для небольших мероприятий планируйте мероприятие как минимум за месяц до его начала.
организация и проведение мероприятий, как мы знаем, может включать в себя множество различных движущихся частей, поэтому, планируя заранее, вы получите больше вариантов для различных элементов мероприятия: варианты места проведения, варианты спикеров/талантов, варианты спонсорства, варианты маркетинга и так далее.
Чем больше у вас вариантов, тем выше шанс, что вы сможете это осуществить.
- Определите цель и задачи вашего мероприятия
Прежде чем взяться за планирование мероприятия, очень важно ответить на самый главный вопрос:
Почему вы вообще проводите это мероприятие?
Какова цель мероприятия? В некоторых случаях это может быть очень очевидно, но в других случаях это может быть не так.
Основываясь на цели мероприятия, вы можете решить, какой тип мероприятия вы собираетесь организовать, но это особенно поможет определить цели мероприятия http://8emotions.ru/.
- Определите свой бюджет заранее
Мы упоминали о важности планирования вашего мероприятия как можно раньше, но особенно важно как можно раньше оценить свой бюджет организация и проведение праздников.
Ваш бюджет будет диктовать множество различных элементов вашего мероприятия, поэтому, важно, по крайней мере, иметь набросок оценки вашего бюджета, прежде чем планировать организацию и проведение праздников.
- Определите свою целевую аудиторию
Еще один очень важный фактор, который следует учитывать на раннем этапе, — это определить и понять, кто ваши целевые посетители.
Вы можете определить свою целевую аудиторию на основе целей и задач вашего мероприятия или наоборот: определить цели мероприятия на основе вашей целевой аудитории.
Тем не менее, постарайтесь собрать как можно больше информации о ваших целевых посетителях: демографические данные, поведение и особенно то, что мотивирует вашу аудиторию потенциально посетить ваше мероприятие.
